KI im Amt: Wenn aufgeräumt war, zahlt es sich aus

Der gesprochene Text der Folge im Wortlaut. Die Sprecherstimme ist synthetisch, Themenauswahl, redaktionelle Kontrolle und inhaltliche Verantwortung liegen bei der Redaktion des Wirtschaftsforum.

Die künstliche Intelligenz steht längst vor dem Amt. Inzwischen hat sie sogar einen Termin.

Guten Morgen. Heute ist Mittwoch, der zweite September, und das ist der Morning Brief von Wirtschaftsforum. Was der Tag für Ihr Unternehmen bedeutet… in unter sechs Minuten.

Kaum eine Behörde klagt nicht über zu wenig Personal. Stellen bleiben unbesetzt, die Pensionierungswelle rollt, und die Verbliebenen arbeiten Rückstände ab, die von Jahr zu Jahr wachsen. Am Ende der Kette wartet der Bürger auf einen Bescheid, der Wochen braucht, wo Tage reichen würden. Ausgerechnet dort, wo Routine den Arbeitstag bestimmt, wäre für künstliche Intelligenz am meisten zu holen… Post sichten, Anfragen sortieren, Fristen überwachen. Und ausgerechnet dort geschah bisher am wenigsten. Nicht, weil die Technik fehlte. Die steht seit Jahren im Flur.

Es liegt an der Kultur des Hauses. In vielen Verwaltungen bemessen sich Rang und Beförderung an der Zahl der unterstellten Mitarbeiter, nicht an der Wirksamkeit einer Abteilung. Wer ein Team verschlankt, verliert an Gewicht. Wer Aufgaben automatisiert, macht sich in der eigenen Laufbahn kleiner. Im Klartext: man kann in einer Behörde aufsteigen, indem man Arbeit vermehrt, und man kommt kaum voran, indem man sie abschafft. Solange das gilt, wird die beste Software an der Bürotür abgewiesen… mit ausgezeichneten Argumenten.

Umso bemerkenswerter, was das Bundesdigitalministerium im Frühjahr getan hat. Neunzehn Kommunen haben von März bis Mai zwanzig Pilotprojekte mit agentischer künstlicher Intelligenz gefahren, also mit Software, die einen Vorgang selbständig durcharbeitet statt nur Felder auszufüllen. Nicht im Labor, sondern im laufenden Betrieb, mit echten Akten und echten Fristen.

Am Interesse fehlte es dabei nicht. Fast sechshundert Bewerbungen lagen vor, und zwar doppelt so viele von Anbietern wie von Ämtern. Wenn das Angebot doppelt so laut ruft wie die Nachfrage, liegt das Problem selten beim Angebot.

Wie es aussieht, wenn es klappt, zeigt der Neckar-Odenwald-Kreis. Dort hat der Landkreis den Bremer Anbieter lector.ai an die Auskunftsanfragen nach der Datenschutzgrundverordnung gesetzt. Die Software sichtet die eingehenden Unterlagen, stellt zusammen, was zur anfragenden Person gehört, und schlägt vor, welche Stellen zu schwärzen sind, damit die Rechte Dritter gewahrt bleiben. Entschieden hat weiterhin ein Mensch. Benjamin von Ardenne, der Gründer des Anbieters, sagt, in einzelnen Fällen habe man die Bearbeitungszeit von mehreren Arbeitstagen auf wenige Minuten gedrückt.

Und dann kommt der Haken, und er ist kein technischer. Von Ardenne formuliert ihn ausgesprochen freundlich: den Auskunftsagenten könne jede Kommune mit einer gepflegten elektronischen Akte direkt nutzen. Das ist der höflichste Satz, mit dem ein Anbieter einem Amt sagen kann, dass nicht die Software das Problem ist. Ein unübersichtliches Verfahren wird durch Automatisierung schneller, nicht besser. Die Technik nimmt einem das Aufräumen nicht ab. Sie belohnt nur die, die vorher aufgeräumt haben.

Wo aufgeräumt war, zahlt es sich messbar aus. Siebzig Prozent der im Pilot entwickelten Lösungen sind heute im operativen Einsatz, und die Hälfte davon lässt sich auf andere Kommunen übertragen. Die kleinen Häuser waren dabei nicht im Nachteil, sondern schneller: kurze Wege, wenig Abstimmung. Größe war also kein Vorteil… sie war ein Hindernis.

Achtundzwanzig Stunden. So viel Arbeitszeit hat der Pilot im besten Fall pro Vorgang gespart, die Bearbeitungszeiten fielen um über neunzig Prozent. Das sind gut drei Arbeitstage pro Fall, die vorher niemandem gefehlt haben… weil sie niemand gezählt hat.

Für Unternehmen ist das keine Nachricht aus dem Rathaus. Es ist eine über die eigenen Wartezeiten. Ein Betrieb, der auf Genehmigungen und Fristen wartet, merkt als Erster, wenn ein Amt seine Rückstände abbaut. Und für Anbieter, die an die öffentliche Hand verkaufen, beginnt am kommenden Montag die nächste Runde, die bis Ende November läuft.

Die eigentliche Hürde kommt danach. Ein gelungener Pilot ist noch keine Praxis, und genau daran ist die Verwaltungsdigitalisierung bisher zuverlässig gescheitert. Der Bund will deshalb Anfang zweitausendsiebenundzwanzig ein dynamisches Beschaffungssystem eröffnen, ein digitales Kaufhaus, in dem eine Kommune eine erprobte Lösung ohne eigenes Vergabeverfahren einkaufen kann. Das Kaufhaus ist also bestellt. Ob jemand hineingeht, entscheidet keine Software.

Die Verwaltung hat ein System, das sie ausbremst. Der Mittelstand hat keines. Er hat drei Fragen, die ihm niemand stellt außer ihm selbst. Ist die eigene Ablage so geordnet, dass eine Maschine damit arbeiten könnte? Sind die Leute im Haus neugierig auf das Werkzeug, oder erleichtert, wenn es liegen bleibt? Und die Führungsebene… treibt sie das voran, oder wartet sie ab?

Das war Ihr Morning Brief. Morgen früh sind wir wieder da.