PDF ist kein Fortschritt, sondern Papier mit Strom

Der gesprochene Text der Folge im Wortlaut. Die Sprecherstimme ist synthetisch, Themenauswahl, redaktionelle Kontrolle und inhaltliche Verantwortung liegen bei der Redaktion des Wirtschaftsforum.

In sehr vielen Büros entsteht eine Rechnung noch immer so: eine Vorlage in Word, ein paar Zahlen aus Excel, dann als PDF gespeichert und per Mail verschickt. Für den Absender ist das längst digital.

Für das Umsatzsteuergesetz ist es ab Januar ungefähr dasselbe wie ein Brief.

Guten Morgen. Heute ist Freitag, der neunte Oktober, und das ist der Morning Brief von Wirtschaftsforum. Was der Tag für Ihr Unternehmen bedeutet.

In zwölf Wochen beginnt für einen großen Teil des Mittelstands die Pflicht, Rechnungen an andere Unternehmen elektronisch zu stellen. Gemeint ist nicht die Rechnung, die man per Mail verschickt, sondern eine in einem strukturierten Format, die eine Software lesen kann, ohne dass jemand sie abtippt.

Ein PDF erfüllt das nicht. Das Gesetz führt es in derselben Kategorie wie die Rechnung auf Papier, als sonstige Rechnung. Empfangen müssen Unternehmen solche elektronischen Rechnungen schon seit Anfang des vergangenen Jahres… ab Januar müssen viele sie auch selbst ausstellen.

Die Pflicht trifft zuerst alle, deren Umsatz in diesem Jahr über achthunderttausend Euro liegt. Kleinere Betriebe dürfen noch bis Ende des nächsten Jahres bei Papier bleiben, beim PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach gilt die Pflicht grundsätzlich für alle. Eine Verschiebung ist nicht angekündigt.

Vorbereitet ist ein erheblicher Teil der Betriebe trotzdem nicht. In einer Befragung von YouGov im Auftrag eines Anbieters von Rechnungssoftware gab in diesem Jahr ein Drittel der Unternehmen an, noch nie eine elektronische Rechnung verschickt zu haben.

Jedes fünfte schreibt seine Rechnungen nach eigener Angabe in Word oder Excel. Dass ein Anbieter solcher Software die Lage nicht schönrechnet, darf man annehmen… die Richtung stimmt trotzdem.

Unsere Lesart ist eine andere als die übliche Klage über die nächste Pflicht. Der Mittelstand hat jahrzehntelang selbst entschieden, wo er digitalisiert und wo nicht. Bei der Rechnung entscheidet jetzt zum ersten Mal der Staat. Und er hat sich ausgerechnet die Stelle ausgesucht, an der es sich am sichersten lohnt.

Denn der eigentliche Gewinn liegt nicht beim Ausstellen, sondern beim Empfangen. Eine Rechnung, die als Datensatz ankommt, muss niemand mehr ausdrucken, abzeichnen und von Hand in die Buchhaltung übertragen. Sie lässt sich automatisch mit der Bestellung abgleichen, bevor ein Mensch sie anfasst.

Genau dort… liegt die Falle. Wer die Pflicht nur am Ausgang erfüllt, kauft einen Konverter, der aus dem PDF eine gültige Datei macht, und lässt im Eingang alles, wie es war. Formal ist das Gesetz damit erfüllt… bezahlt wird dann zweimal, für die neue Software und für die alte Handarbeit, die bleibt.

Wie eine pragmatische Entscheidung darüber aussieht, wo Digitalisierung hingehört, lässt sich bei einem Familienbetrieb aus dem Münsterland nachhören. Die Abscheidetechnik Wille aus Ascheberg prüft und saniert Abscheideranlagen, also die Schächte, die Öl, Benzin und Fett aus dem Abwasser von Werkstätten, Tankstellen und Küchen zurückhalten.

Angefangen hat das Unternehmen klein. Geschäftsführerin Sabine Wille erzählt im Gespräch mit Wirtschaftsforum von einem ehemaligen Postauto und davon, dass die Schreibmaschine im Keller stand, weil für einen Computer das Geld noch nicht reichte.

Heute verantwortet Karoline Eckhoff, die zur nächsten Generation der Familie gehört, dort den Ingenieur- und Sachverständigenbereich, und sie beschreibt die Regel des Hauses so: „Unsere Prüfer arbeiten bereits mit Tablets. Bei Sanierungsarbeiten mit Harzen, Masken und ständigem Handschuhwechsel wäre digitale Technik dagegen häufig eher hinderlich. Wir digitalisieren dort, wo es wirklich sinnvoll ist.“

Das ist ein guter Maßstab, weil er ehrlich ist. Im Schacht, mit Harz an den Handschuhen, stört das Tablet. Am Schreibtisch, wo dieselben Zahlen zum zweiten Mal in ein anderes Programm getippt werden, stört nichts… außer der Gewohnheit.

Nach diesem Maßstab ist die Rechnung das Lehrbuchbeispiel. Keine Maske, kein Handschuh, kein Wetter… nur Daten, die schon einmal in einem Computer waren und trotzdem noch einmal von Hand erfasst werden.

Was in den nächsten zwölf Wochen zu tun ist, beginnt deshalb mit einem Blick in den Posteingang, nicht in den Rechnungsausgang. Wie viele Rechnungen kommen bereits als Datensatz, und was passiert mit ihnen? Werden sie gelesen, oder doch wieder ausgedruckt?

Danach lohnt sich eine einzige Frage an den Anbieter der Buchhaltungssoftware. Nicht, ob er das richtige Format erzeugen kann, das ist die Mindestanforderung. Sondern, ob eine eingehende Rechnung ohne menschliches Zutun dort landet, wo sie gebucht und bezahlt wird.

Und schließlich die Umsatzfrage für dieses Jahr. Wer knapp über oder unter achthunderttausend Euro liegt, sollte das jetzt mit der Steuerberatung klären und nicht im Januar.

Die Schreibmaschine im Keller war damals keine Rückständigkeit, sondern eine Entscheidung über knappes Geld. Das PDF im Januar wird für viele keine Entscheidung mehr sein, sondern eine Frage der Ausnahme.

Das war Ihr Morning Brief. Ein gutes Wochenende, und am Montag früh sind wir wieder da.